Comment l’intelligence collective aide à être plus agile !

Bonjour Catherine, nous parlons beaucoup d’agilité, mais de quoi s’agit-il ? Et quel lien peut-on faire avec l’intelligence collective ?

Comme le présente Claude Aubry dans son livre l’art de devenir une équipe agile, « l’agilité est la capacité à créer des produits ou services en procurant régulièrement de la valeur, tout en répondant aux changements dans un environnement incertain et turbulant ». Née dans le secteur de l’informatique, l’agilité est aujourd’hui présente dans tous les domaines.

Bien que chamboulant certains pratiques de management ou de collaboration, l’agilité peut s’appuyer sur des actions simples à mettre en œuvre et je vais essayer de vous le démontrer.

L’agilité s’est développée autour de 4 valeurs. La première valeur consiste à « favoriser les individus et leurs interactions plutôt que la mise en place de processus et d’outils ».

Je vais dans cet article, vous présenter comment les processus et outils de la facilitation en intelligence collective peuvent rendre cette valeur agile facile autour de 4 dimensions : les individus, l’information, les interactions et la prise de décision.

Alors, commençons par les individus ! Dans un groupe, certains s’expriment, d’autres ne disent rien, les « experts » pensent avoir toujours raison. Que pouvons-nous faire afin de donner la parole à chacun ?

Il faut d’abord favoriser la circulation de cette parole sans perdre de vue l’objectif du groupe, ses caractéristiques et les enjeux…

C’est au management de céder une part du « pouvoir » au groupe, dans un cadre défini et bienveillant.

Pour favoriser la parole, je vous propose 3 modalités possibles, la parole libre, la parole tournante et la parole au centre.

La plus répandue en réunion est la parole libre.

Le principe :

Celles et ceux qui souhaitent s’exprimer le font. Les participants se positionnent en cercle dans l’intention de ne pas rentrer en débat. Chacun s’exprime pour nourrir le sujet, c’est à dire pour faire avancer le groupe dans une direction commune.

Le contexte idéal :

• Trouver des solutions
• Prendre une décision
• Engager les participants

A noter :

• Un bâton de parole permettra d’éviter les doubles discussions, seul celui qui a le bâton parle.
• Le risque : une parole monopolisée par les extravertis.

La plus classique en facilitation est la parole tournante.

Le principe :

L’animateur lance la parole à sa droite ou sa gauche. Chacun s’exprime à son tour. Si quelqu’un n’est pas prêt, il peut passer. L’animateur reviendra vers lui une fois le tour terminé.

Le contexte idéal :

• Apprendre à se connaître
• Collecter des idées
• Favoriser la prise de parole des participants plus timides ou ne se sentant pas légitimes.

A noter :

• Il y a donc un animateur.
• Le manque : plus le droit à la parole lorsque son tour est passé, ce qui peut générer de la frustration.

Et enfin, celle qui nécessite le plus de discipline est celle de la parole au centre.

Le principe :

Quand quelqu’un souhaite prendre la parole, il prend la place au centre du cercle. Les participants du cercle restent silencieux.

Le contexte idéal :

• Salvatrice lorsqu’il y a des tensions dans un groupe
• Les participants sont en confiance et bienveillants

A noter :

• Cette pratique demande de la discipline pour rester centré sur le sujet de départ et ne pas réagir à ce que la personne précédente a exprimé.
• Oblige à l’écoute.

Ces 3 approches peuvent être utilisées alternativement. Par exemple, la parole tournante nous permet de collecter des pistes de solution, puis parole au centre pour challenger la solution imaginée.

Puisque que nous donnons la parole à chacun, comment collecter raisonnablement les informations pertinentes et suffisantes sans gérer l’excès et la frustration ?

Notre cerveau peut assimiler raisonnablement une quinzaine d’idées, alors pour ne pas en afficher plus, comment faire ?

La facilitation en Intelligence Collective vous propose 3 leviers pour une collecte raisonnable. Chaque collecte doit être construit autour de ces 3 leviers :

LE TEMPS : Limiter le temps d’idéation en fonction du nombre de participants

LA VALEUR : Demander les 3 plus importantes idées puis compléter lors d’une deuxième collecte les idées complémentaires

LE REGROUPEMENT : Demander des regroupements en sous-groupe (binôme, trinôme, …) avant de partager à l’ensemble des participants

Pour une collecte plus volumineuse, relancer une nouvelle collecte en vous appuyant sur la production de la précédente.

Maintenant concentrons-nous sur « leurs interactions » ou comment mettre en œuvre l’intelligence collective

Vous connaissez le dicton « on est plus intelligent à plusieurs que tout seul ». Je serais tentée de vous répondre « ça dépend 😉 ».

Lorsque nous respectons les six principes suivants de l’intelligence collective, les chances de réussite sont beaucoup plus grandes.

1. INSTAURER UNE RELATION D’EQUIVALENCE : La diversité des expériences, du savoir-être et du savoir-faire de chacun est un atout pour le groupe. Chacun a une place, sa place dans le groupe ; il est accepté tel qu’il est, avec ce qu’il est. Il n’y a pas de hiérarchie, il y a juste des personnes qui assument des responsabilités d’ordres différents. Personne n’a de pouvoir ni de contrôle sur l’autre, chaque individu est souverain.
2. ECOUTER AVEC ATTENTION : Pour sortir de la course mentale de « comment je peux – réagir – à ce qu’il dit », l’écoute active s’impose. Ce qui signifie écouter ce que la personne dit, avec attention. Le tour de parole est une technique pour habituer un groupe à l’écoute active. Chacun parle sans être interrompu ; les autres participants ne doivent pas « réagir » dans l’immédiat, mais sont invités à « s’exprimer » lorsque ce sera leur tour de parler. Et là je vous renvoie au 3 processus vu précédemment.
3. PARLER AVEC INTENTION : Chaque participant est invité à parler en son nom en employant le « je » et en évitant d’utiliser des formulations telles que « on pense que ». Le silence, c’est aussi la possibilité de passer son tour et ne rien dire. Assumer la responsabilité de sa parole ou son silence est déjà un grand pas.
4. ETRE BIENVEILLANT : Chaque participant est invité à ne pas être dans le jugement de l’autre, des idées proposées, ni dans le jugement de soi-même (pas d’autocensure). Il n’y a ni bon ni mauvais. En effet, une idée qui pourrait être considérée comme « mauvaise », pourrait être l’élément déclencheur de la solution trouvée par le groupe. Ce principe est un levier important pour la créativité : CQFD, Critique Exclue, Quantité d’idées, Farfelue, Démultiplier
5. FAIRE CONFIANCE : Se faire confiance, oser suivre son intuition, oser exprimer son savoir, faire confiance aux autres, au processus et au facilitateur. Ce qui arrive devait arriver : les moments hyperactifs, les silences, les dires des uns, les questions des autres viennent tous enrichir le pot commun, “le centre” pour co-construire ce qui est à faire.
6. RESPECTER LE CADRE : Le cadre est bien sûr composé des règles (affichez les si possible et présentez-les), ainsi que les règles de forme (consignes pour chaque exercice).

Mais pourquoi mettre en œuvre les interactions ?

Pour prendre des décisions !

Décider de la solution à mettre en œuvre, décider des améliorations à apporter, décider des priorités… Et bien la prise de décision est aussi un processus de facilitation.

Pour savoir si vous avez pris réellement une décision ou s’il ne s’agit juste que de la prose comme monsieur Jourdain.

Ou encore, pour savoir si votre décision est applicable, il est nécessaire de lui associer un plan d’action et un temps dévaluation (bien sûr avec des critères préalablement identifié).

Voici quelques exemples d’outils de facilitation pour canaliser le débat et prendre une décision :

• Procureur/Avocat ou Chevalier/Dragon (tout dépend si votre groupe est fun ou pas)
• Scénario Noir / Scénario Rose ou Super Héros / Super Méchant
• Par Projection de la mise en action (de bébé à sénior)…

Mais comment se prend la décision ?

Une question importante à appréhender avant la prise de décision, souhaitez-vous une décision par consentement ou par consensus ? Encore des processus de facilitation …

Le consensus : tout le monde dit OUI

Pratique de décision collective associée à la démocratie

Obtenir l’accord de la majorité des participants pour définir la bonne décision. La recherche d’un consensus se caractérise par l’effort visant à obtenir l’unanimité des membres. 

Le consentement : personne ne dit NON

Pratique de décision collective associée à la sociocratie

Il s’agit de partir du principe qu’une bonne décision respecte les limites de celles et ceux qui devront l’assumer.

Et comment accompagnez-vous les entreprises dans cette démarche ?

J’accompagne votre organisation dans les différentes phases de vos projets en 4 temps : observation, diagnostic, expérimentation, validation.

Mon expertise s’appuie sur 22 ans d’expérience sur des projets informatiques enrichie par les apports du coaching agile et de l’intelligence collective, renforcés par les certifications de coache professionnelle et formatrice.

Lors de chaque accompagnement, je construis avec vous une réponse sur mesure, adaptée à vos objectifs et enjeux, vos ressources et votre maturité.

Et bien voilà, j’espère vous avoir montré comment les processus et outils de facilitation en intelligence collective contribue à mettre en œuvre la première valeur agile : Les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils.

Je vous présenterai dans un prochain article comment privilégier des livrables opérationnels plutôt que de vouloir tout anticiper en documentant systématiquement.

Catherine HUGON est facilitatrice, coach agile, coache professionnelle et formatrice.

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